Umowy – dlaczego warto zawierać umowy na piśmie?

Co łączy konsumentów, mikroprzedsiębiorców czy spółki o rozbudowanej strukturze? Wszyscy niemal każdego dnia zawierają umowy. Wiele z tych umów nie jest spisywanych i ogranicza się do formy ustnej. O ile jest to zrozumiałe w przypadku drobnych umów życia codziennego, to w przypadku umów, które wiążą się dla nas z określonymi zobowiązaniami warto zadbać o zabezpieczenie swoich interesów na piśmie.

Osoby, które doświadczyły nieuczciwego kontrahenta często po takim przeżyciu wiedzą jak ważne jest zawieranie umów. Lepiej jednak uczyć się na błędach cudzych niż własnych. Częstym argumentem osób, które nie zawierają pisemnych umów z podmiotami, którym zlecają wykonanie prac na swoją rzecz jest przeświadczenie o odmowie jej zawarcia, np. przez firmę remontującą mieszkanie.

Jak się okazuje, często to przekonanie jest mylne, a nawet jeśli nie jest, to warto się zastanowić, czy warto ryzykować swoje pieniądze w relacji z firmą, która obawia się zobowiązać na piśmie do uczciwego wykonania umowy. Wynagrodzenie za usługę to jedno, możemy umówić się przecież, że zapłacimy po wykonaniu prac. Co jednak w sytuacji, gdy wykonawca w czasie prac zniszczy nam materiały albo uszkodzi wyposażenie mieszkania? Kolejną bolączka przy umowach dotyczących usług są terminy realizacji. W przypadku ustnej umowy często trudno jest wyegzekwować dotrzymanie terminu lub karę za jego niedotrzymanie.

Kolejnym powodem, dla którego niechętnie spisujemy umowy jest brak wiedzy. Często pojawia się pytanie co w takiej umowie zawrzeć i jak powinna wyglądać. Oczywiście, każda umowa jest inna i powinna być dostosowana do naszych indywidualnych potrzeb. Jeśli nie mamy doświadczenia w sporządzaniu umów warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże zabezpieczyć nasze interesy. Gdy jednak nie chcemy skorzystać z usług kancelarii prawnej, warto poszukać informacji na temat danego rodzaju umów. Punktem wyjścia powinien być kodeks cywilny, który w znacznej mierze reguluje zagadnienia dotyczące najczęściej występujących w obrocie umów. Możemy również posiłkować się publikacjami dostępnymi w internecie, które są poświęcone danemu rodzajowi umów. Warto jednak zweryfikować źródło, z którego korzystamy, żeby nie przysporzyć sobie dodatkowych problemów. Na moim blogu można znaleźć wskazówki dotyczące zawierania umów z wykonawcami instalacji fotowoltaicznych.

Przedsiębiorcy, niezależnie od rozmiarów prowadzonej działalności powinni być szczególnie przygotowani na konieczność zawierania umów, zarówno z konsumentami jak i kontrahentami. W relacjach z konsumentami w głównej mierze dlatego, że prawo stawia niejako w uprzywilejowanej pozycji słabszą stronę umowy, jaką jest konsument w zestawieniu z przedsiębiorcą. Tym samym to w interesie przedsiębiorcy jest uregulowanie zasad np. świadczenia usług. Natomiast w przypadku relacji biznesowych, należy mieć świadomość, że kodeks postępowania cywilnego w sporach gospodarczych przyznaje prymat dowodom z dokumentów. Dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Ponadto dysponowanie przez przedsiębiorcę zestawem najpotrzebniejszych wzorów umów znacznie usprawnia codzienne funkcjonowanie biznesu. Możliwość zaproponowania kontrahentom własnego wzoru umowy może uchronić przedsiębiorcę przed koniecznością każdorazowej analizy umowy przygotowanej przez drugą stronę. Mając na uwadze uregulowania dotyczące ochrony danych osobowych i konsekwencje wynikające z ich nieprzestrzegania, przedsiębiorcy powinni dysponować również tzw. klauzulą RODO oraz wzorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Poniżej krótkie zestawienie umów, które najczęściej są przydatne przedsiębiorcom.

Umów wykorzystywanych w biznesie jest wiele. Na poniższej grafice wyszczególniłam 7 najważniejszych, które są potrzebne w działalności moich klientów.

Niezależnie od rodzaju umowy konsumenckiej czy handlowej warto zwrócić uwagę na kilka uniwersalnych punktów. Poniżej 5 rzeczy na które każdy powinien zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy:

1. Część osób zupełnie bagatelizuje tą część umowy, uznając, że kontrahent sam najlepiej zna swoje dane. Takie założenie może nas drogo kosztować, zwłaszcza w sytuacji, gdy np. umowę w imieniu spółki podpisze osoba, które nie ma do tego właściwego upoważnienia. W przypadku spółek kapitałowych często wymagana jest reprezentacja dwuosobowa. Brak weryfikacji tego elementu może przysporzyć nam sporo problemów, gdy okaże się, że umowa jest nieważna.
2. O właściwości sądu stanowi zazwyczaj ostatni paragraf umowy, w którym strony określają jaki sąd będzie rozstrzygał spory. Często określenie właściwości następuje nie poprzez wskazanie konkretnego miasta, a przez odwołanie do siedziby jednej ze stron. Należy pamiętać, że siedziba to miasto widniejące w rejestrze a nie lokalizacja biura, w którym zawieramy umowę. Warto zatem sprawdzić gdzie partner ma oficjalną siedzibę, żeby w razie sporu uniknąć wycieczek na drugi koniec Polski.
3. W umowie strony mogą przewidzieć formę wymaganą do skutecznej zmiany umowy. Jeśli została zastrzeżona forma pisemna pod rygorem nieważności, to w przypadku woli zmiany umowy musimy pamiętać o zachowaniu takiej właśnie formy.
4. Standardowym zapisem w umowach jest punkt o treści: „Załączniki do umowy stanowią jej integralną część.” Na pierwszy rzut oka nie budzi on niepokoju, jednak oznacza, że na równi z treścią podpisywanej umowy istotne są jej załączniki. Zdarza się, że sama umowa ma objętość jednej strony, podczas gdy załączniki do niej liczą ich kilkadziesiąt. Występuje to zwłaszcza w umowach z dostawcami usług telekomunikacyjnych. Musimy pamiętać, że treść w nich zawarta wiąże nas tak samo, jak umowa.

W praktyce często okazuje się, że koszty zlecenia prawnikowi sporządzenia lub weryfikacji umowy są dużo niższe, niż koszty wynikające z konsekwencji braku umowy lub jej niekorzystnej treści. Tak się dzieje w przypadku wszczęcia postępowania sądowego. Umowy na piśmie warto zawierać w przypadku działań z zakresu prawa własności intelektualnej. Kancelaria świadczy usługi w zakresie sporządzenia i analizy umów dla osób fizycznych i przedsiębiorców. Więcej informacji znajduje się na stronie kancelarii poświęconej umowom handlowym i konsumenckim. Osoby zainteresowane skorzystaniem z usług Kancelarii Radcy Prawnego Anna Skubiszyńska zapraszam na spotkania osobiste w Swarzędzu, Zalasewie lub Poznaniu. Możliwe są również spotkania online po ustaleniu terminu drogą mailową: kancelaria@skubiszynska.pl lub telefoniczną pod numerem tel. 695 703 504.